Jetzt auf Exchange Online mit Microsoft 365 E5 umstellen

Sie wurden bereits per E-Mail darüber informiert: Am 14. Oktober 2025 stellt Microsoft den Support für das E-Mail-System Exchange endgültig ein, ebenso wird das E-Mail-System Postfix abgeschaltet. Gleichzeitig laufen die älteren Office-Versionen (2016 und 2019) sowie das Betriebssystem Windows 10 aus. Betreiben Sie die Systeme bzw. Versionen nach dem Stichtag weiter, kommt es zu massiven Einschränkungen in der Kommunikation und im täglichen Kanzleibetrieb. Ein Schutz Ihrer Systeme und Daten vor Cyberangriffen ist nicht mehr gegeben. Wenn Sie davon betroffen sind und noch nicht gehandelt haben, sollten Sie es jetzt tun!

Sorgen Sie bis Ende September 2025 dafür, dass

alte E-Mail-Konten (die über Microsoft Exchange, Postfix, etc. laufen) auf Microsoft Exchange Online umgestellt sind,
in Ihrer Kanzlei keine Arbeitsplätze mehr mit dem Betriebssystem Windows 10 im Einsatz sind und
auf keinem Arbeitsplatz mehr Office 2016 oder Office 2019 installiert ist.

Lizenzmodelle

Zur Lösung dieser Herausforderungen stellen wir Ihnen zwei Lizenzmodelle zur Verfügung, die sich wie folgt unterscheiden.

Microsoft 365 Basis

Hierbei handelt es sich nicht um eine von Microsoft direkt vertriebene Lizenz. Vielmehr haben wir innerhalb der Basis-Lizenz alle notwendigen Lizenzen zu einem Paket geschnürrt, die Sie für die Nutzung Ihrer Postfächer künftig benötigen. Angereichert wurde das Paket neben wichtigen Sicherheitsfeatures außerdem mit der Nutzungsmöglichkeit des ETL Chatbot. Empfohlen wird die Basis-Lizenz für Arbeitsplätze mit MS Office 2021 und MS Office 2024. Bitte beachten Sie, dass dieses Paket keine Office Applikationen wie Word, Excel, Outlook, etc. beinhaltet.

Bestandteile

Microsoft Exchange Online P2 für Ihre Mailkommunikation inkl. 100 GB Speicherplatz (Mailstore-Lizenzen werden damit ggf. obsolet)
Microsoft Entra ID P2 (fortschrittliche Identitäts- und Zugriffsverwaltung)
Sicherheitsfeature Microsoft 365 Security
Sicherheitsfeature Microsoft Defender for Office 365
Zugang zum ETL Chatbot

Preis pro Monat
Microsoft 365 Basis 20,45 €

Nicht zuletzt bei einem Wechsel auf die edorga ist diese Lizenz bzw. insbesondere ein Exchange Online Postfach für jeden Nutzer zwingend erforderlich. Die Nutzung einer allgemeinen Kanzleiadresse durch verschiedene Nutzer ist nicht möglich. Bitte lesen Sie hierzu auch den Absatz „Kanzlei-/Funktionspostfach“.

Microsoft 365 E5 (Vollversion)

Empfohlen für Arbeitsplätze mit MS Office 2016, 2019 und alle neuen Arbeitsplätze.

Bestandteile

Microsoft Exchange Online P2 für Ihre Mailkommunikation inkl. 100 GB Speicherplatz (Mailstore-Lizenzen werden damit ggf. obsolet)
Microsoft Entra ID P2 (fortschrittliche Identitäts- und Zugriffsverwaltung)
Sicherheitsfeature Microsoft 365 Security
Sicherheitsfeature Microsoft Defender for Office 365
Zugang zum ETL Chatbot
Microsoft Office-Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access und Publisher)
Microsoft Teams
Microsoft SharePoint
Microsoft OneNote
Microsoft OneDrive for Business
Microsoft Power BI Pro (Voraussetzung für die Nutzung von edBI)

Preis pro Monat
Microsoft 365 E5 52,43 €

Optional bieten wir Ihnen den Microsoft 365 CoPilot an, welchen Sie als AddOn zu Ihrer E5-Lizenz buchen können. CoPilot unterstützt Sie dabei, ihre Arbeitsprozesse effizienter und intelligenter zu gestalten. Er kann Ihnen helfen, Meetings gezielt vorzubereiten und im Nachgang zusammenzufassen, relevante Informationen aus E-Mails, Chats und Dokumenten schnell zu finden und Inhalte aus internen sowie externen Quellen sinnvoll zu verknüpfen. Darüber hinaus erstellt der Assistent professionelle Texte, Präsentationen und Analysen, wertet Daten aus und visualisiert diese verständlich.

Kanzlei-/Funktionspostfächer

Laut den offiziellen Microsoft-Richtlinien muss jede natürliche Person, die Microsoft 365-Dienste wie Outlook, Teams etc. aktiv nutzt, eine eigene Lizenz besitzen. Das bedeutet: Allgemeine E-Mail-Adressen wie z.B. kanzlei-ort@etl.de oder lohn-kanzlei-ort@etl.de müssen als sogenannte Funktionspostfächer eingerichtet werden. Diese Postfächer müssen mindestens einer natürlichen Person (E-Mail-Adresse) im Vollzugriff zugeordnet werden, um das Funktionspostfach nutzen zu können. Maximal können bis zu 25 Personen Zugriff erhalten.

Folgende zwei Varianten sind möglich:

Vollzugriff: Benutzer, für welche der Vollzugriff eingerichtet wurde, können den Posteingang einsehen und bearbeiten sowie Mails versenden.

Sendeberechtigung: Benutzer mit dieser Berechtigung können über das entsprechende Funktionspostfach Mails versenden. Es kann nur die Absenderadresse verwendet werden, den Posteingang können sie jedoch nicht einsehen.

Für Funktionspostfächer benötigen Sie in der Regel keine eigene Lizenz, sofern hierfür keine Mailarchivierung erfolgen soll und das Funktionspostfach mindestes einer natürlichen Person mit eigener Lizenz zugeordnet wurde. Außerdem darf das Volumen des Postfachs eine Größe von 50 GB nicht überschreiten.

Grundsätzlich ist eine Authentifizierung für ein Funktionspostfach nicht nötig, das Postfach verfügt über kein eigenes Kennwort und wird ausschließlich über den User abgerufen, dem es zugeordnet wurde.

Sofern Sie für Ihr Kanzleipostfach entweder eine Mailarchivierung benötigen oder der Speicherplatz von 50 GB (perspektivisch) überschritten wird, benötigen Sie eine M365 Basis Lizenz nebst Betrieb.

Betriebskosten

Mit der Microsoft 365 Lizenz erhalten Sie Nutzungsrechte für zentrale Dienste wie Exchange Online sowie Security- und Compliance-Funktionen. Diese Lizenz deckt jedoch nicht den für Berufsträger notwendigen sicheren operativen Betrieb ab. Um insbesondere den strengen Anforderungen an die Sicherheit und Geheimhaltung gemäß § 203 StGB gerecht zu werden, ist eine ergänzende Betriebspauschale notwendig.

Diese Betriebspauschale gewährleistet die kontinuierliche und sichere Verwaltung Ihres Microsoft 365 Tenants mit folgenden operativen Aufgaben:

Exchange Online: Überwachung des Mailflusses, Einrichtung von Transportregeln sowie Schutz vor Spam und Phishing.
Compliance & Security: Umsetzung von DLP-Richtlinien, Audit-Protokollierung, eDiscovery-Maßnahmen, Verwaltung von Sensitivity Labels und Insider Risk Management sowie regelmäßige Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA).
Benutzer- & Gruppenmanagement: Lifecycle-Management, Rollenvergabe und Verwaltung von Lizenzzuweisungen.
Richtlinienmanagement: Verwaltung von Zugriffsrichtlinien (Conditional Access), Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und App-Schutzrichtlinien.
Security Operations: Überwachung und Reaktion auf Sicherheitswarnungen (Alerts), Incident Management sowie das Schwachstellenmanagement.
Dokumentation & Reporting: Erfüllung der Nachweispflichten gegenüber Datenschutzbehörden und internen Revisionen.

Für Berufsträger wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte gelten besonders hohe Datenschutzstandards. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie § 203 StGB, der DSGVO sowie relevanter berufsrechtlicher Richtlinien erfordert kontinuierliche technische und organisatorische Maßnahmen, die deutlich über die reine Lizenz-Nutzung hinausgehen.

Zusätzlich umfasst die Betriebspauschale:

Incident Management & Support
Change Management
Monitoring & regelmäßige Wartungen
Sicherheits- und Compliance-Reviews

Die Betriebspauschale bietet Ihnen:

Planbare Kostenstruktur für Ihre Kanzlei
Transparente Abgrenzung zwischen Lizenzkosten und operativem Betriebsaufwand

Preise pro Monat
Betrieb Microsoft 365 Basis 7,27 €
Betrieb Microsoft 365 E5 11,16 €

Endgeräteeinrichtung

Auf Wunsch richten wir Ihnen gerne die Endgeräte Ihrer Kanzlei nach M365-Standard der ETL-Gruppe ein. Dies beinhaltet die Konfiguration von M365 auf Endgeräten mit folgenden Leistungen, sofern für das jeweilige Gerät beauftragt:

Anmeldung an Microsoft 365 anwenden & einrichten
De-Installation OnPrem Office Version / Installation Microsoft 365
MS Teams einrichten
Outlook einrichten (etl.de)
OneDrive installieren und einrichten
SharePoint einrichten
MFA konfigurieren
Postfachverschiebung nach Exchange Online
Signaturen wieder einrichten
Kalenderfreigaben einrichten

Preis je Endgerät
258,50 €

Diese Pauschale entfällt bei gleichzeitiger Beauftragung eines neuen Mietarbeitsplatzes der ETL Datenservice.

Kontaktieren Sie uns

Für weitere Informationen und eine persönliche Beratung stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
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E-Mail: helpdesk@etl-datenservice.de

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